動画編集の外注で秘密保持はどうする？素材・未公開情報を渡す前の取り決め

未公開の情報や顧客が映る素材を外注の編集者に渡す場合は、渡す前に「何を秘密として扱うか」「作業後に素材をどうするか」を文書で取り決めておくのが基本です。口頭の約束だけでは、認識のずれやトラブルの際に証明が難しくなります。この記事では、取り決めておく項目と実務上の注意を整理します。法的な判断が必要な部分は、専門家に相談してください。

秘密として扱う情報を洗い出す

まず、秘密として扱うべき情報を洗い出します。未発表の商品や新サービス、価格設定、顧客の個人情報、社内の会議内容、取引先の情報、撮影場所の詳細などです。動画制作では、素材の映像や音声に、意図せず秘密情報が含まれている場合があります。映像の背景、画面の書類、会話の内容にも注意が必要です。

すべての案件で秘密保持契約が必要というわけではありません。公開予定の一般的な撮影素材のみを扱う場合は、簡易な取り決めで足りることもあります。情報の重要度に応じて、取り決めの厚さを決めます。

取り決めで確認する項目

取り決めに入れておきたい項目です。

• 秘密情報の範囲(何が秘密にあたるか)
• 目的外の使用の禁止（依頼された作業以外に素材を使わない）
• 第三者への開示の禁止（他の人に見せない、再委託の可否）
• SNSなどでの実績公開の可否（作品として載せてよいか）
• 保管方法(共有フォルダ、端末の管理)
• 作業終了後のデータの返却・削除と、その期限
• 違反があった場合の扱い
• 取り決めの有効期間

契約書の作成や内容の判断は、状況によって大きく異なります。重要な案件では、弁護士などの専門家に確認することをおすすめします。

実績公開と再委託の扱い

見落とされやすい点が、編集者の実績公開です。多くの編集者は、制作した動画をポートフォリオとして公開したいと考えています。秘密保持と実績公開は、相反することがあります。未公開の素材を使った動画は、公開前に実績として載せないでもらう、公開された動画のみ載せてよい、といった範囲を明確にしておきます。

また、再委託の可否も重要です。編集者が、さらに別の人に作業を依頼することがあるため、再委託を認めるか、認める場合の条件を決めておきます。

渡す素材を最小限にする

実務的な対策として、渡す素材を必要最小限にすることがあります。編集に必要な範囲だけを切り出して渡し、それ以外の映像は渡さない、というやり方です。また、個人が特定される部分は、事前にぼかすなど加工しておくのも有効です。共有する方法も、期限付きのリンクや、閲覧のみの権限を使い、不要なコピーを防ぎます。

受け渡しの記録（いつ、誰に、何を渡したか）を残しておくと、トラブルが起きた際に経緯を確認できます。素材の共有の方法は、別の記事でも整理しています。

個人情報が含まれる場合

顧客や他人の個人情報が含まれる素材には、特に慎重さが必要です。個人情報の扱いは、法令や、撮影時の同意の範囲によって決まります。撮影時に、動画制作を外部に委託することを本人に伝えていたかも、確認が必要になる場合があります。判断に迷うときは、専門家や関連する窓口に相談してください。

最後に、取り決めは、相手を疑うためのものではなく、お互いを守るためのものだと伝えると、前向きに受け止めてもらえます。丁寧な取り決めを求める依頼者を信頼する編集者は多く、結果的に良い関係につながります。

連絡文での取り決め例

連絡文への書き方の例です。「今回お渡しする素材には、未発表の商品情報が含まれます。作業の目的以外には使用せず、第三者に共有しないでください。作業完了後は、◯日までに素材を削除し、削除した旨をご連絡ください。制作物は公開後にポートフォリオとして掲載いただいて構いません。」このように、使用の制限、削除の期限、実績公開の許可を一文ずつ書くだけでも、認識を揃える効果があります。

正式な秘密保持契約を結ぶかどうかは、情報の重要度で判断します。連絡文の取り決めは、簡易な合意として有用ですが、重要な情報を扱う場合は、書面による契約を検討してください。

編集者側の管理と、事故が起きたときの連絡

編集者の側にも、守るべき情報の取り扱いルールがあります。作業中のPCのロック、不特定多数が使うネットワークでの作業の禁止、素材を保存する端末の限定などを、お願いとして伝えておくのも有効です。ただし、厳しすぎる条件は、編集者の負担になります。重要度に応じたバランスが大切です。

万が一、情報の漏えいが疑われる事態が起きたときの連絡先と手順も、あらかじめ決めておきます。早く気づくほど、被害を小さくできます。

取り決めを日々の運用で守る

取り決めを結んだ後も、運用が大切です。素材を共有するたびに、秘密情報が含まれているかを確認する習慣をつけます。秘密情報が含まれる素材は、フォルダを分けて管理し、アクセスできる人を限定します。担当者が代わったときや、編集者との取引を終えたときには、権限を見直し、不要になった共有を解除します。取り決めは作って終わりではなく、日々の運用で守られて初めて意味を持ちます。